Общество с ограниченной ответственностью ТОО "Document.KZ"
+7 (727) 250-80-57
Богенбай батыра 142, уг. ул. Чайковского, Бизнес-парк, 319 офис., Алматы, Казахстан, Алматы
24
октября
2012

Преимущества электронного документооборота

Вернуться к списку новостей
На данный момент прогрессивные технологические новшества позволяют организовать электронный обмен документами практически на каждом предприятии, но в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов.

Преимущества электронного документооборота

На данный момент прогрессивные технологические новшества позволяют организовать электронный обмен документами практически на каждом предприятии, но в связи с несовершенством законодательства на практике электронные документы выступают пока всего лишь дубликатами бумажных документов. На данный момент бумажный документооборот необходим для того, чтобы соблюсти конкретные нормы законодательства в различных областях деятельности, в т.ч. и в бухгалтерском учете. Заверенный бумажный документ все еще выступает как основное средство удостоверения определенных фактов.

     Юридическую достоверность электронному документу гарантирует электронно-цифровой подпись, которая представляет из себя механизм, позволяющий доказать, что автор электронного документа является именно тем лицом, за кого он себя выдает, также свидетельствует о том, что в ходе пересылки в документе не были произведены изменения.

     Преимущества работы с электронными документами:

  • Легкость и простота внесения изменений в документ;
  • Высокая скорость передачи информации и охват одновременно грандиозного количества адресов;
  • Применение заготовленных шаблонов;
  • Возможность размещать в документе помимо текста еще и мультимедийные данные;
  • экономия бумаги;
  • Высокая компактность архивов;
  • Легкость в поиске и извлечении информации;
  • Защита документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации;
  • Полный контроль над документооборотом;
  • Существенно наименьшие расходы на перестройку документооборота в случае изменения форм отчетности;
  • Понижение числа служб, занимающихся работой с документами;

     Внедрение электронных технологий и электронного документооборота актуально особенно в тех случаях, когда:

  •  существует территориальная удаленность между субъектами бизнеса;
  •  в краткие сроки невозможно найти необходимый документ;
  •  бумажный документ утрачен или утерян;
  •  большие сроки согласования документов;
  •  большие денежные затраты на печать, хранение и пересылку и бумажных документов;

     Для тех, кто решится использовать такую систему электронного документооборота (СЭД) стоит для начала поразмыслить о том, что данная система должна быть внедрена разово и глобально, хотя и с учетом развития на перспективу.

     Чтобы достичь желаемого результата вам следует обратиться к нам, предлагающим готовые комплексные решения, одно из которых будет подобрано и изменено под условия работы вашего предприятия и его внешних контактов.

Комментарии Добавить комментарий

Комментариев пока нет, добавьте комментарий первым.